ТТН на вантажне перевезення: хто заповнює, які поля перевіряти і коли без неї не можна

ТТН — товарно-транспортна накладна — основний документ на автомобільне перевезення вантажу за Правилами перевезень. Вона фіксує відомості про вантаж, його прийняття перевізником і передачу одержувачу. Для замовника ТТН разом із договором, актами та іншими документами допомагає підтвердити обставини рейсу, розглянути претензію або страховий випадок і обґрунтувати облік операції.

Нижче — ТТН очима замовника: хто її заповнює, що перевіряти при відправленні й отриманні та чим паперова форма відрізняється від електронної. Нормативні посилання перевірено 9 вересня 2026 року: Правила перевезень № 363 і Закон «Про автомобільний транспорт». Для спеціальних вантажів можуть діяти додаткові вимоги.

Що таке ТТН і навіщо вона замовнику

Закон визначає товарно-транспортну накладну як єдиний для всіх учасників транспортного процесу документ для обліку товарно-матеріальних цінностей у дорозі, розрахунків за перевезення та обліку виконаної роботи; складається вона в паперовій та/або електронній формі. Правила перевезень називають ТТН основним документом на перевезення, а її форму № 1-ТН наводять у додатку 7. Для замовника це означає:

• Відповідальність за збереження вантажу. За статтею 924 Цивільного кодексу перевізник відповідає за його збереження з моменту прийняття до перевезення до видачі одержувачу з урахуванням установлених законом підстав звільнення від відповідальності. Підпис водія після прийняття вантажу документує цей факт; саме прийняття, а не час підписання всіх примірників, визначає початок цього періоду.
• Документи для претензії. Для вимог щодо втрати, нестачі чи пошкодження вантажу Правила передбачають ТТН або е-ТТН та, залежно від обставин, відповідні записи чи акт. Зберігайте також договір і докази вартості та стану вантажу. Можливість та докази конкретної вимоги за відсутності ТТН слід оцінити з юристом.
• Страховий випадок. Перелік документів, покриття та порядок повідомлення визначає договір страхування. Опція в калькуляторі — привід узгодити страхування з менеджером; перед рейсом перевірте підтвердження покриття та підготуйте документи про передачу і склад вантажу.
• Облік і контроль на дорозі. ТТН документує транспортну операцію; комплект документів для бухгалтерського обліку залежить від самої операції. За статтею 48 Закону водій повинен мати ТТН або інший визначений законодавством документ на вантаж. Стаття 60 передбачає відповідальність за перевезення без установлених документів.

Хто оформлює ТТН: відправник, перевізник, водій, одержувач

Найпоширеніше непорозуміння — «накладну робить перевізник». За Правилами товарно-транспортну накладну виписує Замовник (вантажовідправник) на папері у трьох примірниках і підписує всі три. Закон додає: замовник зобов’язаний забезпечити своєчасне та повне оформлення документів на перевезення, а перевізник має право не приймати вантаж, якщо документи не підготовлено або їхні реквізити змінено без погодження з ним. Далі відправник записує масу вантажу, спосіб її визначення, кількість місць і час прибуття авто; водій звіряє вантаж із накладною і після прийняття підписує всі примірники; одержувач підписує примірник перевізника, а зауваження вносить у накладну або акт; перевізник дає реквізити, дані водія й авто та отримує третій примірник із підписом одержувача — підставу для документів на оплату.

Як це працює з ТК «Гетьман». Ви рахуєте рейс в онлайн-калькуляторі і надсилаєте заявку; менеджер уточнює маршрут, вантаж і кількість точок та підтверджує остаточну вартість. Компанія працює за договором і надає документи на кожен рейс: для накладної вам знадобляться наші реквізити та дані водія й автомобіля — запитайте їх у менеджера напередодні подачі. Якщо бланка ТТН немає або ви ніколи не оформлювали накладну, скажіть про це на етапі заявки, а не в момент завантаження — у формі калькулятора для цього є пункт «Супровідні документи».

Як заповнити ТТН: обов’язкові реквізити у 2026 році

Перелік обов’язкових реквізитів закріплено в статті 48 Закону «Про автомобільний транспорт». Вантажовідправник зазначає:

1. дату і місце складання;
2. вантажовідправника — повне найменування юридичної особи або ПІБ фізичної особи та ідентифікаційні дані, передбачені статтею 48;
3. перевізника — повне найменування або ПІБ, відповідний ідентифікаційний код чи номер, ПІБ водія та номер його посвідчення;
4. вантажоодержувача — повне найменування або ПІБ та відповідні ідентифікаційні дані. Для фізичних осіб закон передбачає РНОКПП або, у визначеному ним випадку відмови через релігійні переконання, дані паспорта;
5. транспортний засіб — марку, модель, тип, реєстраційні номери автомобіля та причепа чи напівпричепа, довжину, ширину, висоту, загальну вагу, у тому числі з вантажем, та масу брутто;
6. пункти завантаження і розвантаження.

Форму № 1-ТН можна доповнювати реквізитами. Для харчових продуктів тваринного походження обов’язково зазначають температурний режим; для сировини, отриманої від забою сільськогосподарських тварин, — дані ідентифікації, які пов’язують м’ясо з твариною або групою тварин. Якщо всі найменування вантажу не вміщуються, відправник додає документ довільної форми з відомостями за графами 1–10 і робить відмітку про цей товарний розділ. За пунктом 11.6 без такого доданого документа ТТН вважається недійсною та не може використовуватися для розрахунків із замовником. Використовуйте форму з чинної редакції додатка 7 до Правил.

Що перевіряти при відправленні й отриманні

Більшість спорів про нестачу, простій чи «не той вантаж» починається з порожньої або неточної графи. Ось на що дивитися, перш ніж водій поїде, і в момент приймання на іншому кінці.

Вантаж здають за масою і кількістю місць тим самим способом, яким приймали. За пунктами 13.2–13.4 Правил у передбачених випадках справного кузова та цілих пломб відправника вантаж видають без перевірки маси, стану і кількості місць. Перевізник перевіряє їх, зокрема, коли кузов чи пломби пошкоджені або швидкопсувний вантаж прибув із порушенням строку доставки чи температурного режиму. Одержувач оформлює приймання відповідно до застосовного способу перевірки та одразу фіксує виявлені зауваження.

Паперова чи електронна: е-ТТН у 2026 році

Закон передбачає паперову та/або електронну форму ТТН. За пунктом 11.1 Правил е-ТТН підписують електронними підписами водій та/або експедитор і відповідальні особи відправника й одержувача. Постанова Кабміну № 720 набула чинності 5 червня 2026 року та визначила постійну роботу системи. Пункт 11.5 чинних Правил посилається на порядок за наказом № 1491 і передбачає пред’явлення зареєстрованої е-ТТН у візуальній формі. Якщо оформити та зареєструвати е-ТТН у встановленому порядку неможливо, вантажовідправник друкує її паперову копію в одному примірнику, підписує її та передає водію; водій підписує копію на підтвердження прийняття вантажу.

Перевірені 9 вересня 2026 року редакції Закону та Правил допускають паперову ТТН. Сам запуск постійної системи е-ТТН не означає обов’язкового переходу всіх рейсів лише на електронну форму. Згадувану у проєктних матеріалах дату 1 січня 2027 року не слід вважати встановленим цими актами строком. Перед електронним рейсом узгодьте з перевізником платформу, підписи учасників та чинний порядок оформлення. Постанова № 720 доручила Мінрозвитку затвердити порядок протягом трьох місяців; саме це доручення не доводить автоматичного скасування наказу № 1491.

Коли можна без ТТН

• Фізична особа перевозить вантаж за власний кошт і для власних потреб. Визначення ТТН у статті 1 Закону містить виняток для таких осіб. Не переносіть його автоматично на будь-яке замовлення перевезення особистих речей: до рейсу узгодьте застосовність винятку та документи водія.
• Технологічні перевезення в межах одного виробничого об’єкта без виїзду на дороги загального користування — правила для них затверджує керівництво самого об’єкта.
• Власний товар власним транспортом. Правила перевезень написані насамперед для відносин «замовник — перевізник», а Закон вимагає від водія ТТН «або інший визначений законодавством документ на вантаж». Який документ достатній у вашому випадку — питання до бухгалтера чи юриста; багато підприємств оформлюють ТТН і тут.

Для звичайного договірного перевезення вантажу оформлюйте ТТН за Правилами. Пункт 11.2 вимагає її оформлення незалежно від умов оплати роботи автомобіля; спеціальні випадки та можливість іншого документа перевіряють за відповідною нормою законодавства.

Помилка, нестача або пошкодження: що робити

Помилки в реквізитах погодьте з перевізником: Закон дозволяє йому відмовити в прийманні, якщо документи не підготовлено або їхні реквізити змінено без погодження. Порядок виправлення залежить від форми документа і характеру помилки; для е-ТТН наказ № 1491 передбачає акт коригування. Не слід вважати, що після виїзду будь-яка помилка виправляється лише актом про пошкодження. Обставини, які можуть спричинити матеріальну відповідальність, документують за розділом 15 Правил:

• його складають у разі псування чи пошкодження вантажу та будь-яких розбіжностей: невідповідність найменування, маси й кількості місць, порушені пломби, простій понад норму, пошкоджена упаковка;
• односторонні записи недійсні — акт підписують представник відправника чи одержувача і водій; відмовитися від підпису не можна, незгоду викладають у рядку «Особливі відмітки»; якщо сторона відмовляється складати акт, його складають за участю незацікавленої сторони;
• на звороті ТТН зазначають дату акта і про що його складено;
• претензію щодо втрати, нестачі, псування чи пошкодження вантажу оформлюють письмово, окремо по кожному відправленню, з підтвердними документами за розділом 16 Правил. Чи потрібна претензія до звернення в суд, залежить від застосовних норм: пункт 16.1 Правил і стаття 925 Цивільного кодексу сформульовані по-різному, а Кодекс передбачає можливість попередньої претензії. Для конкретного спору порядок і строки слід визначити за законом та договором із юристом.

Як зберігати ТТН і скільки

Перший примірник паперової накладної залишається у відправника, другий водій передає одержувачу, третій із підписом одержувача отримує перевізник. У відправника, отже, лишається підпис водія про прийняття, але не підпис одержувача — якщо потрібен доказ доставки, попросіть у перевізника копію третього примірника.

Строк зберігання не можна визначити єдиною цифрою для всіх рейсів. Пункт 44.3 Податкового кодексу установлює, залежно від категорії документів і платника, мінімум 1095, 1825 або 2555 днів. Для первинних документів юридичних осіб, зазначених у підпункті 44.3.2, зокрема юросіб на спрощеній системі, діє мінімум 1825 днів, якщо не застосовується довший строк. Відлік за цим пунктом ведуть від подання відповідної звітності, а за її неподання — від граничного строку подання. Перелік Мін’юсту за наказом № 578/5 передбачає для відповідних первинних документів п’ять років із примітками та правилами обчислення строку. Враховуйте продовження строків за пунктом 44.3 і незавершені перевірки, оскарження чи судові справи за пунктом 44.4; п’ять років не означають автоматичного дозволу знищити документи. Конкретну дату визначає бухгалтер з урахуванням усіх застосовних вимог.

Зберігайте ТТН разом із заявкою, договором та документами на оплату й надані послуги. Скан паперової накладної корисний для роботи, але не замінює підписаний оригінал. За розділом X наказу № 1491 строк зберігання електронних документів не може бути меншим за відповідний паперовий; завантажуйте електронні оригінали разом із підписами, а не лише зображення накладної.

Чекліст замовника перед подачею авто

1. Бланк ТТН за чинною формою № 1-ТН або погоджена з перевізником е-ТТН.
2. Реквізити перевізника, ПІБ водія, номер посвідчення, марка й держномери тягача та причепа — отримані від менеджера напередодні.
3. Повна назва, код і фактична адреса одержувача, контакт людини, яка прийматиме вантаж.
4. Вантаж порахований і зважений: кількість місць, маса брутто, спосіб визначення маси; місця промарковані — див. статтю «Як підготувати вантаж до перевезення».
5. Супровідні документи зібрані й перелічені в накладній; номери пломб записані.
6. Для цінного вантажу заявлена вартість, умови та підтвердження страхового покриття погоджені до рейсу.
7. Три паперові примірники підготовлені та підписані відправником до подачі авто; водій підписує їх після прийняття вантажу. Визначено, хто фіксує час прибуття та вибуття. Умови оплати простою погодьте в договорі — див. «Як формується ціна перевезення».

Порахувати рейс можна за хвилину в онлайн-калькуляторі. Під палетований товар зазвичай беруть тентовані машини, під негабарит — бортові, для вантажів, яким достатньо термоізоляції, — ізотерми; потребу в активному охолодженні погодьте з менеджером окремо; невелику партію можна відправити як збірний вантаж, а весь парк — на сторінці автопарку.